PostScriptフォントを含むデジタルアセットを管理する理由
デジタルアセットは、日常的に使うクリエイティブな 道具箱の一部であり、その見つけ方、使い方、使うタイミングを知る必要があります。デジタルアセットのコレクションを持つすべての組織には、それらを管理する方法が必要です。デジタルアセット管理の課題には、以下のようなものがあります：
- 複数の場所や複数のツールに保存されているデジタルアセットは、検索や参照が難しくなります。
- プロジェクトは、ユーザーのマシン上でローカルHDDに保存されることもあれば、異なる共有ストレージに分散して保存されることがあります。
また、同じ場所に異なるバージョンのファイルが保存されている可能性もあります。 - 新しいアプリケーションをインストールすると、デジタルアセットの取り扱いに予期しない変更が生じる可能性があります。
- 新しいファイルを調達したり、作業をやり直したりする必要があるため、生産性が悪くなる可能性があります。
上記の強調表示されている項目は、Postscriptフォントを含むアセットに特に関連しています。アプリケーションは、これらのフォントのサポートを終了するためにアップデートが行われており、制作時間を浪費する問題を引き起こす可能性があります。このような問題やその二次的な影響を避けるために、これらのデジタルアセットを積極的に管理しましょう。これらの問題を解決することで、以下のことが可能になります：
- 見つからないフォントによるワークフローの中断から解放されます。
- 常にPostscriptフォントの問題を修正するのではなく、クリエイティブな作業を中断することなく進めることができます。
- 互換性を維持し、レガシーファイルの将来性を確保することができます。
- ワークフローからPostscriptフォントを削除して、さらなる問題を防止できます。
このガイドでは、Postscriptフォントを含むデジタルアセットを一元管理するために必要な情報を提供します。
効果的なデジタルアセット管理のベストプラクティス
- 現在の状態を分析し、継続的（定期的）にアセットを見直し（監査）します。
- よく使うアセットやテンプレートは常に最新の状態に保ち、見つけやすい場所に置きます（アセットを見つけやすくするためにタグの設定を検討します）。
- すべてのユーザーが理解できる論理的な構造を維持し、単一の保存場所として集中管理します。
- 古くなったアセットや互換性のないアセットをすべて特定し、分離します。
- 古いファイルに優先順位を付け、積極的に修正します。
- チームのために共有する場所と集中管理する場所を作成します。
このガイドについて
このガイドでは、Extensis Connectを使用してPostscriptフォントを含むデジタルアセットを最適に処理する方法を理解するのに役立つ推奨事項とステップ毎に手順が記載されています。この手順には以下の内容が含まれます：
- アセットの収集
- アセットの見直し（監査）
- アセットの整理
- アセットの一元化
- Postscriptフォントを含むアセットの特定
- 修正するアセットの特定
- Postscriptフォントを含むアセットの修正
- 事前の計画
アセットの収集
アセッットの収集は、レビューを行うために単一の保存場所を選定することは主要なステップとなります。最初から見落としがないようにすることで、時間を節約し、監査、整理、識別、計画のプロセスを支援することができます。組織がどのようなアセットを持っているかを把握し、それらを一箇所に集中させることは、最終的な目的を達成するのに役立ちます。
アセットは、クリエイティブユーザー全体に分散している可能性があります。アセットを作成、編集、承認、使用するのは誰か、アセットを収集するのに最も適任なのは誰かを検討してください。アセットが保存されているすべての場所を特定することをお勧めします。以下の場所を必ず調べてください。
- 共有ストレージ：NASや、ファイルサーバー、マップドドライブなどのネットワークストレージソリューション、DAMシステムやその他の共有デバイスも含まれます。
- 孤立した状態にあるデバイスまたは個人用デバイス：個人のデスクトップ、モバイルデバイス、外付けハードドライブ、デジタルカメラ、メモリスティックカードなどが含まれます。
- クラウドストレージシステム：Google Drive、Box、Dropboxなどの有料または無料のサービスや、内蔵ストレージを含むその他のアプリケーションなどがあります。個人用クラウドストレージと共有クラウドストレージの両方が含まれる場合もあります。
- 添付ファイル：電子メールの添付ファイル、ソーシャルメディアチャンネル、コミュニケーションアプリケーション、またはSharePointなどの社内共有アプリケーションには、添付ファイルが含まれる場合があります。
アセットの見直し（監査）
収集したアセットの見直しは、最初に修正する重要なファイルの優先順位付けを行うための重要なステップです。アセットが収集されると、チームは、過去数か月にわたって制作プロセスで頻繁に使用されたアセットや継続的に繰り返されるプロジェクトであるアセットと、完成したアイテムで参照用やまれにしか使用されないアセットを判断できます。アセットを現在のプロジェクトとアーカイブプロジェクトの２つのグループに分けることをお勧めします。
現在のプロジェクト：
現在のプロジェクトは、組織が定期的に使用するファイルです。これらのアセットは、組織またはクライアントの現在または進行中の作業の一部です。また、ブランディングガイドラインなどに従うために繰り返し使用されるファイルも含まれる場合があります。
アーカイブプロジェクト：
アーカイブプロジェクトとは、組織で保持したいと思っているが、現在の作業の一部ではないファイルです。内部ファイルやクライアント向けに作成した可能性がありますが、これらのアセットは変更する必要がなくなっています。将来的なインスピレーション、参照のために保持されます。ただし、これらのアセットは後で利用できるようになる可能性があるため、現在のプロジェクトと将来のプロジェクトで継続的な互換性を確保することが重要です。
アセットを見直すときは、両方のプロジェクトのタイプを念頭に置きながら、現在のプロジェクトを優先することをお勧めします。既存の作業や期限に過度の負担をかけずに、この問題に取り組むために利用できるリソースを検討してください。アセットをExtensis Connectに移行する際には、組織にとって何が最善であるかに焦点を当ててください。何もしないことでワークフローに影響を与え、文書の修正に着手するよりも悪い結果をもたらす可能性があることを念頭に置いてください。アーカイブプロジェクトは一括処理するのではなく、１つずつ再検討したときに更新することもできます。アーカイブプロジェクトは、優先ドキュメントの邪魔になり、時間に過度の負担をかける可能性があるためです。
組織の資産を監査するときは、以下の質問を自身に問いかけてみてください。
- すべてのアセットに継続的にアクセスする必要がありますか?
- このアセットは過去数か月の間に使用されましたか?
- 最後に使用されたのはいつですか?
- どのくらいの頻度で使用されていますか?
- このアセットは将来の作業に影響しますか?
- まだ関連性がありますか?
- アーカイブする必要がありますか?
- このアセットは組織またはクライアントのテンプレートとして使用できますか?
- このアセットは組織またはクライアントのブランドガイドとして使用できますか?
アセットの整理
フォルダ階層を作成すると、どのアセットが最新でどのアセットをアーカイブすべきかを分類して決定するのに役立ち、その後の手順がわかります。
まず、プロジェクトアセット用に2つのメインフォルダを作成します：
現在のプロジェクトとアーカイブプロジェクトです。次に、アセットをどのように整理したいかに基づいて、それぞれにサブフォルダを作成します。ワークフローは人それぞれで、すでに整理された構造をお持ちの方もいらっしゃるでしょう。ここでは、フォルダの整理と命名に関する例をいくつか紹介します：
- 顧客名
- プロジェクト名
- アルファベット順のサブフォルダ
- 受注／完了日
- YYYY-MM (この命名方法により、暦順に整理されます)
- プロジェクト名
- コレクション名
- ファイルサイズ
- ファイルタイプ
- ドキュメント
- 画像
- フォント
- ビデオ
- テンプレート
- ブランドガイドスタイル
- ガイド
- 組織／オフィスの場所
- プロジェクトマネージャー／プロジェクトグループ
- 制作グループ／制作担当者
管理しやすく論理的なフォルダ構造を作成すると、Extensis Connectでのアセットの整理方法に大きな影響を与えます。フォルダ構造が完成したら、各階層によって、現在のプロジェクトフォルダ内のどのアセットフォルダをConnectに最初にアップロードすべきかがわかります。
Extensis Connectでアセットを一元管理
アセットをExtensis Connectに移動する方法はいくつかあります。Connectにアセットを追加する方法については、以下のリンクを参照してください：
以前に作成したフォルダ構造を維持するには、フォルダをConnect Fontsの[ライブラリ]領域にドラッグアンドドロップします。ファイルがアップロードされると、Connect内で同じ構造が再作成されます。
Extensis Connectを使用してファイルをアップロードして整理する前に、以下の推奨事項を確認してください：
アップロード速度を確認する
アップロード速度を確認すると、接続の速さがわかります。Extensis Connectはクラウドサービスであるため、インターネット接続時のアップロード速度に応じて、クラウドストレージプラットフォームへのファイルのアップロードにかかる時間が長くなるか短くなる場合があります。アップロード速度を確認するには、インターネットで[Speed Test]を検索し、インターネットの速度を計測することができるサービスを利用します。以下にアップロード速度の例を示します：
最良の結果を得るには、最低でも５Mbps以上のアップロード速度をお勧めします。数値が高いほど、処理が速くなります。
アセットが使用するスペースを確認する
アップロードする前に、Extensis Connectにアップロードするフォルダの容量が十分かどうか、フォルダサイズを確認してください。フォルダ名を右クリックし、macOSの場合は[情報を見る]、Windows OSの場合は[プロパティ]を選択すると、フォルダのファイルサイズが表示されます。
以下の例では、[現在のアセット]フォルダのファイルサイズが15.7GBで、合計206個のアイテムが表示されています。
使用するスペースを計算する
Extensis Connectでは、アセットのアップロード用に、Extensis Connectサブスクリプションで各ユーザー毎に100GB、Extensis Connect+Insightサブスクリプションで1TBのスペースが提供されます。
アップロードする量を調整する
アップロード処理に時間がかかりすぎる場合、またはインターネット接続が中断される恐れがある場合は、一度にアップロードするファイルまたはフォルダを少なく選択して、ファイルを小ロットでアップロードすることをお勧めします。まずは小さなグループを選択し、アセットをアップロードする時間が解決するかどうかを確認してください。
Postscriptフォントを使用したアセットの識別
このガイドの主な目的は、Postscript Type1フォントを含むアセットを組織が識別できるようにすることです。最近の更新でAdobe Creative Cloudアプリケーションのいくつかが変更されたため、Postscript Type1フォントをアプリケーションで使用することができなくなりました。これらのアセットを事前に認識しておくことは、組織の時間とコストを節約するための重要なステップです。
次の手順は、Extensis Connectを使用してこれらのアセットを手動または自動で識別するためのガイドとなります。
手動による識別
アセットを 1 つずつ開いて、Postscriptフォントが含まれているかどうかを確認することができます。アセットは、アプリケーションに応じて、次のようないくつかの方法で識別できます：
デフォルトフォントが使用されたテキスト表示
問題があると強調表示されたテキスト
見つからないフォントの警告
サポート終了の警告
フォント使用状況
文章のプロパティ
この方法でファイルをチェックすることは、ファイルを時折見直すアーカイブプロジェクトなどでは有効です。ただし、このプロセスは本質的に面倒です。特に、多くのドキュメントにはPostScriptフォントがまったく含まれていないにもかかわらず、開いて確認する必要があるためです。手作業による確認にかかる時間は、PostScriptの問題に積極的に対処することの妨げになることが多く、そのためチームは、発生したドキュメントの問題を手作業で修正することになります。このアプローチは予測不可能で、非常に時間がかかります。
Extensis Connectによる自動識別
Extensis Connectを使用すると、ファイルを１つずつ開く必要が完全になくなります。ファイルがExtensis Connect Webアプリの[アセット]にアップロードされると、ConnectはPostscriptフォントを含むすべてのドキュメントを識別する分析を自動的に行います。（ConnectまたはConnect+Insightsの契約が必要です。）
管理者は、Extensis Connect Webアプリの管理＞分析から[Postscriptフォントを含むファイル]のレポートを開いて、ファイル名、最終更新日、現在のステータスなど、フィルターと並べ替えのオプションを使用して詳細な情報を表示できます。[アセットを表示] へのリンクには、ファイルのプレビューとそれに関連するプロパティ（サイズ、ライブラリ、タグなど）が表示されます。
修正するアセットの特定
修正するアセットを特定したら、Extensis Connectを使用してアセットをクリエイティブチームに割り当て、レビューと修正を依頼できます。以下の手順で、修正するアセットを割り当てます：
レポートの使用
[PostScriptフォントを含むファイル]のレポートでは、管理者は各ドキュメントのドロップダウンオプションをクリックしてステータスを設定できます。
ステータスが[修正]に設定されているドキュメントは、PostScriptフォントを置き換えて修正が必要なドキュメントです。管理者がファイルを修正する必要があるかどうかわからない場合は、クリエイティブユーザーが代わりに決定を下せるように、これをデフォルトのステータスとして設定しておくことをお勧めします。
変更しない予定のアセットについては、これらのファイルを無視するステータスを設定できます。分析レポートでは、ステータスが[無視]に設定されているファイルを無視するように自動的に調整されます。無視されたドキュメントをアーカイブプロジェクトライブラリに移動することをお勧めします。
フォントの置き換えの提案
ユーザーがPostScriptフォントを置き換えるのを支援するために、管理者はドキュメント内の各PostScriptフォントを置き換えるために使用するフォントの提案を提供できます。[アセットを表示] をクリックすると、特定のドキュメントで使用されているフォントの詳細が表示されて、PostScriptフォントが強調表示されます。
右上隅のトグルをクリックして、アセット情報の表示から[フォントの置き換えを提案]に切り替えます。次に、[+] をクリックして提案を追加します。
置き換えするフォントを選択し、ユーザーに提供するフォントの提案を選択します。必要に応じて並べ替えとフィルター処理を行って、希望する提案を見つけます。置き換えが必要なフォントごとに繰り返します。
レポートで作成された提案は、Connect Assets内で同じボタンを使用することによって、クリエイティブユーザーにも表示されます。
Postscriptフォントをアセットで修正する
アセットに[修正]のステータスを割り当てたら、ドキュメントの編集やフォントの置き換えを担当するユーザーを選定しましょう。ユーザーを選ぶ際には、それぞれのプロジェクトで誰が作業していたのか、既存の仕事量と責任などを考慮してください。
ユーザー数が多ければ多いほど納期は早くなりますが、複数のユーザーが同じファイルで作業しようとすると、作業のロスにつながる可能性があるため、全員がワークフローを把握していることを確認してください。Extensis Connectは、ファイルがすでに使用されている場合、他のユーザーに警告を表示しますが、ファイルを開くことができます。
アセットを保存すると、一人のユーザーの編集のみが適用されます。
Connect Assetsの機能は、ConnectまたはConnect+Insightsの契約が必要です（Connect Fontsの契約では利用できません）。
管理者は、Extensis Connect Webアプリの[管理]からユーザーの作成および変更を行うことができます。まだ割り当てられていない場合は、フォントにアクセスできるように、ライブラリをユーザー（またはユーザーをライブラリ）に割り当てます。
ファイルで作業を行う
Connect Assetsには、以前にアップロードされたすべてのアセットと、作成されたフォルダ構造を反映したライブラリが表示されます。さらに、自動的に作成される[修正するPostscriptファイル]というライブラリが表示されます。これを選択すると、管理者によって修正するようにマークされたファイルが表示されます。
ファイルは1つずつ作業することをお勧めします。これは、2つのファイルが同じフォントの異なるバージョンを必要とする場合、置き換え時にフォントの競合を避けるためです。また、複数のユーザーが同時に同じファイルを操作するケースを減らすことができます：
- ステータスを[進行中]に変更してください。これにより、他のユーザーが、ファイルがすでに作業中であることを確認しやすくなります。
- アセットをダブルクリックして、ドキュメントで使用されているPostScriptフォントを確認します。
- 関連するタブを選択して、[フォントの置き換え候補]を表示します。
- Connect Fonts を使用して置き換え候補を検索し、有効にします。
- アセットを右クリックしてコンテキストメニューから[編集]を選択してファイルを開きます。
- オートアクティベーションでは、フォントが見つからない場合、代替フォントの候補を表示することがあります。代替フォントの候補に問題がなければ、有効にしてください。
- ドキュメントを開いたら、有効化されているフォントの選択肢を使ってPostScriptフォントを置き換えます。
- ドキュメントを保存して閉じます。
すべてのPostScriptフォントが置き換えられた場合、Extensis Connectはドキュメントのステータスを自動的に[修正済み]に更新します。
適切なフォントの置き換え候補や代替フォントがオートアクティベーションによって提供されない場合は、単に手順を行います。
- ドキュメントを保存して閉じます。
- Connect Assetsでドキュメントのステータスを[ブロック済み]に更新する。
Connect AssetsのTrue Editについて詳しくは、[True Edit]を参照してください。
代替フォントに関する推奨事項
以下の点に注意してフォントを置き換えることをお勧めします：
- 第一候補として、常に同一のPostScript名を持つフォントを選択する。（例：AvantGarde-Book）
- フォントのアップデートバージョンが存在しない場合は、フォントの開発元に連絡して確認する。
- 完全に一致するフォントがないときは、同じ名前のフォント（例えば、ITCAvantGardeStd-Bk）を使って視覚的なスタイルを保ちます。
- 利用可能な開発元を増やして選択肢を増やす。フォントのメトリックが異なる可能性があるため、テキストがリフローするリスクがあります。
- 利用可能な場合は、他のフォント形式よりもOpenTypeフォントを選択します。
- フォントを置き換える場合は、ライセンスされているフォントを使用していることを確認してください。
- フォントの置き換えが明らかでないドキュメントの場合、ユーザーはConnect FontsのスマートタグとQuickMatch機能を使用することで、置き換えが可能な類似フォントを探すことができます。
- これは、コレクション内ですでにライセンスされているフォントを使用する場合と比較して、より多くのフォントをライセンスすることによる追加コストを回避するために特に役立ちます。
アーカイブファイルにおいて、フォントの置き換えが問題になる場合は、PostScriptフォントを埋め込んだ状態でPDFに出力することをお勧めします。これにより、フォントを置き換えることなく外観を保持することができ、将来的に文書を編集する必要がないため、受け入れられます。
進捗状況の確認
ファイルのステータスが変更されると、Extensis Connect Webアプリの[管理]＞[分析]では、自動的にレポートが更新されます。管理者は、定期的にレポートを監視し、進捗状況を追跡するスケジュールを設定することをお勧めします。管理者は、どれだけのファイルが修正され、どれだけのファイルがまだPostScriptフォントを含んでいるかを監視できます。管理者がレポートを開くと、すべてのファイルを表示してフィルタリングし、ユーザーから報告されたすべてのブロックされたアセットを簡単に特定できます。
管理者は以下のいずれかを行います：
- ドキュメントを見直し、適切な代替フォントを調達する。
- 新しい代替フォントをConnect Fontsに追加して、ユーザーが利用できるようにします。
- ファイルがもう一度作業が必要なファイルであることを伝えるために、ステータスを[ブロック済み]から[修正]に変更します。
または、 - ドキュメントのステータスを[無視]に設定すると、ユーザーと分析レポートの両方で検討対象から除外されます。
Postscriptフォントの問題が完全に修正されたことを確認できたら、今後の問題を避けるために、Connect FontsのフォントライブラリからすべてのPostScriptフォントを削除してください。プロセスの早い段階でこれを行うと、PostScriptフォントを使用して新しい作業が行われないようにすることができますが、アーカイブまたは無視されたドキュメントをPDF に出力する必要がある場合は、修正段階でそれらを保持しておく価値があります。PostScriptフォントが埋め込まれている場合は、これらのフォントをExtensis Connectの特定のユーザーのみがアクセスできる独自のフォントライブラリに分離することをお勧めします。これにより、継続的に広範囲に使用されるリスクが大幅に軽減されます。
事前の計画
アセットが整理され検索可能となり、使用準備が整ったあとは、将来のアセットの計画を立てる時です。今後、物事をうまく進めるためにできることをいくつか紹介します。
責任者を割り当てる
組織内で、アセットのレビュー、更新、アップロード、修正が必要なアセットの特定を継続する担当者を選定します。これらの担当者は、組織のアセットコレクションの成功の鍵となります。
プロセスの定義と文書化
このプロセスを定義し、文書化することで、組織の他の人が、どこで、どのように見つけ、どのようにアップロードし、どのようにアセットを扱うかを知ることができます。定義されたプロセスを持つことで、組織の現在のプロジェクト内でConnect Assetsライブラリに存在する不要なアセットを取り除くことができます。
レビュー時間を設定する
アセットライブラリを確認するタイムラインを設定します。他のものと同様、アセットも古くなることがあります。適切なアイテムのステータスをアーカイブに変更すると、アセットを整理し、最新のプロジェクト、テンプレート、ブランドガイド、スタイルガイドを時間の経過とともに明確に把握できます。また、不要な混乱を減らすのにも役立ちます。
アーカイブされたアセットであっても、継続的な目的を果たさなくなり、単に維持するコストがかかっているだけの場合もあります。アイテムがいかなる目的でも再び使用することがないことが明らかな場合は、削除することを検討しても問題ありません。
アセットを定期的に確認することをお勧めします。確認の頻度は、プロジェクトのライフサイクルによって異なります。組織のスケジュールに最も適した頻度を選択してください。確認するタイミングは、アセットを必要とする作業の合間、または定期的にアセットを確認する時間が許すときになります。
アーカイブするかしないか
すべてのアセットは、使用後すぐに、予測可能な将来に継続して使用されるかどうかを確認する必要があります。アセットが今後も使用される場合は、Connect Assetsライブラリ内に残す必要があります。アセットが将来のプロジェクトで不要になった場合は、アーカイブの場所に移動して、必要に応じて後で取り出せるようにします。
まだ他に何かありますか？
はい、今のところ、推奨事項の提示はすべて終了しました。しかし、あなたの旅は、読むのをやめられない良書のようなものです。