アセットの見直し（監査）

収集したアセットの見直しは、最初に修正する重要なファイルの優先順位付けを行うための重要なステップです。アセットが収集されると、チームは、過去数か月にわたって制作プロセスで頻繁に使用されたアセットや継続的に繰り返されるプロジェクトであるアセットと、完成したアイテムで参照用やまれにしか使用されないアセットを判断できます。アセットを現在のプロジェクトとアーカイブプロジェクトの２つのグループに分けることをお勧めします。

現在のプロジェクト：

現在のプロジェクトは、組織が定期的に使用するファイルです。これらのアセットは、組織またはクライアントの現在または進行中の作業の一部です。また、ブランディングガイドラインなどに従うために繰り返し使用されるファイルも含まれる場合があります。

アーカイブプロジェクト：

アーカイブプロジェクトとは、組織で保持したいと思っているが、現在の作業の一部ではないファイルです。内部ファイルやクライアント向けに作成した可能性がありますが、これらのアセットは変更する必要がなくなっています。将来的なインスピレーション、参照のために保持されます。ただし、これらのアセットは後で利用できるようになる可能性があるため、現在のプロジェクトと将来のプロジェクトで継続的な互換性を確保することが重要です。

アセットを見直すときは、両方のプロジェクトのタイプを念頭に置きながら、現在のプロジェクトを優先することをお勧めします。既存の作業や期限に過度の負担をかけずに、この問題に取り組むために利用できるリソースを検討してください。アセットをExtensis Connectに移行する際には、組織にとって何が最善であるかに焦点を当ててください。何もしないことでワークフローに影響を与え、文書の修正に着手するよりも悪い結果をもたらす可能性があることを念頭に置いてください。アーカイブプロジェクトは一括処理するのではなく、1 つずつ再検討したときに更新することもできます。アーカイブプロジェクトは、優先ドキュメントの邪魔になり、時間に過度の負担をかける可能性があるためです。

組織のアセットを見直すときは、以下の質問を自身に問いかけてみてください。

• すべてのアセットに継続的にアクセスする必要がありますか?
• このアセットは過去数か月の間に使用されましたか?
  • 最後に使用されたのはいつですか? 
  • どのくらいの頻度で使用されていますか?
• このアセットは将来の作業に影響しますか?
  • まだ関連性がありますか?
  • アーカイブする必要がありますか?
• このアセットは組織またはクライアントのテンプレートとして使用できますか?
• このアセットは組織またはクライアントのブランドガイドとして使用できますか?

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